Vamos informatizar o consultório, ótimo! Com diversos sistemas disponíveis e preços variados, é normal que se sinta perdido. Como escolher adequadamente o sistema do meu consultório?
A primeira dica é: não confie nas aparências. O Sistema deve estar pronto para atender a legislação vigente. O Conselho Federal de Medicina (CFM) e a Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS) fizeram um convênio com o intuito de estabelecer as normas, padrões e regulamentos para o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) e Registro Eletrônico de Saúde (RES) no Brasil. Como resultado, criou-se a Certificação de Sistemas de Registro Eletrônico de Saúde, que estabelece requisitos obrigatórios e, assim como a legislação federal para documento eletrônico, reforça a obrigatoriedade do uso de certificação digital (assinatura eletrônica) para a validade ética e jurídica de um PEP/RES (CFM Nº 1821/2007). Apesar de essa certificação existir, a grande maioria dos PEP/RES no mercado não a possui, não necessariamente pela falta de qualidade, mas pelo custo e burocracia demandados por parte dos certificadores.
Supondo que no seu consultório você opte por ter um sistema para lidar com o agendamento, faturamento e registros clínicos (emitir receitas, atestados de saúde). O que você precisa considerar?
Atualizações – Um bom sistema deve permitir atualizações de versões, principalmente para o faturamento eletrônico. Como as operadoras adotam campos de preenchimento opcional e podem vir a validar estes campos, é importante verificar qual a periodicidade das atualizações dos sistemas, e como elas são disponibilizadas.
Forma de licenciamento – Existem no mercado algumas opções de licenciamento: por número de usuários, por pagamento de mensalidade, por registros feitos no sistema, enfim, uma gama muito grande de opções. Antes de escolher, verifique a sua disponibilidade financeira. Dificilmente um bom sistema será barato, pois envolve todo o trabalho e desenvolvimento daquele software. Um sistema barato não é o indicativo de que seu consultório estará mal informatizado, bem como um sistema caríssimo pode não oferecer o que você necessita.
Processos – A escolha do sistema começa por identificar os processos em seu consultório: como sua rotina vai se encaixar na rotina do sistema? Aquilo que você faz de crítico está previsto no sistema? Ele permite que a secretária acesse apenas as informações da agenda? Que configurações preciso ter para rodar este sistema? As tabelas de convênios são facilmente parametrizáveis neste sistema?
Implantação – Esta é uma questão problemática na maioria dos sistemas. Muitas vezes você compra o sistema, mas não recebe o treinamento. Outras vezes, o sistema oferece uma consultoria de implantação, com um volume X de horas. Verifique sempre esta possibilidade, pois lhe dá garantia do uso efetivo do sistema, e não parcial.
Autorização on-line e uso de biometria – Com o advento do TISS, a maioria das operadoras liberou o acesso a processos de autorização direta no próprio sistema do prestador, via Webservices. Verifique seu volume de atendimento e economia de tempo para a secretária, a fim de otimizar o trabalho.
Indicadores – Um bom sistema deve proporcionar indicadores: quantas consultas atendo por convênio, qual é o perfil da minha clientela, quais são os exames que requisito com maior frequência, quantas consultas de retorno atendo, qual é o volume de faturamento estimado, etc. Indicadores são essenciais na gestão de seu consultório. Se ele tiver um pequeno sistema financeiro que auxilie a gerir as finanças do consultório, melhor ainda. Lembre-se de que a gestão das finanças do consultório é diferente da gestão financeira pessoal por serem modelos diferentes de negócio.
Integração – Muitas vezes, o sistema é excelente, mas não se integra a nenhum dispositivo fora do consultório, como celulares e tablets. Os dados podem ser acessados via Web? Diversos sistemas têm este tipo de recurso (geralmente pago à parte). Se você é um médico conectado, pense nisto. Se não for, considere a possibilidade desse recurso no futuro.
Atendimento e suporte – Normalmente é a dor de cabeça de qualquer serviço que adquirimos. O atendimento antes da venda é uma maravilha, mas no pós-venda, nunca se consegue falar com o suporte, e quando consegue, não há disponibilidade para resolução do problema. Verifique antes de comprar como será feito o suporte, pois algumas empresas costumam cobrar por este tipo de atendimento.
Experiência dos colegas – A conversa com colegas sempre ajuda na hora de analisar o custo/benefício antes da compra. Verifique se os usuários do sistema têm tido boa experiência e se é realmente aquilo que lhes foi prometido.
Essas são algumas dicas caso deseje informatizar o seu consultório. Lembre-se de que acima de tudo, o sistema deve melhorar a gestão da informação no seu consultório e otimizar o tempo e os processos, e não causar problemas aos usuários.
Adaptado de: blog de José Henriques
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